我们很多人常常觉得每天过得都很忙碌,但是却没能真正把事情做好。每天一上班,A君找你,B君找你,部门开会,Boss找你......一天一眨眼就过去了,好像做了很多事,却又好像什么都没做。这里面的原因很多很多,而不懂得时间管理是最要重要的原因。
怎么样才能把时间管理好呢?结合近段时间我自身的体验,与大家分享一点看法。
首先要澄清认识,正确地认识时间管理的本质。时间管理的本质,并不是真正地去管理时间。因为时间这个东西,对每个人都是公平的,无论是谁,每天都只能拥有24小时,时间一秒秒地流逝,我们是管不住的。与其说是管理时间,不如说是管理自己。因此,把时间当作朋友,善待时间,他就会回报于你。要想管好自己,首先要改变观念,不要把它当作一个对象,而是当作一个朋友。
与时间当朋友,从记录时间开始。把每天做什么事、花了多少时间记录下来,是时间管理的第一步。这们做的好处是,只要记录下一段时间,你就可以评估哪些时间是有效益的,哪些时间是浪费。记录时间的方法,有很多种,推荐柳比歇夫时间管理法,即4个步骤:记录、统计、分析、反馈。将时间记录下来,经过统计分析,我们就可以知道看看用于开会、听汇报、检查工作、走访用户、读书看报等项目的时间比例有多大,进而就可以分析时间到底浪费在哪些方面,原因是什么。
把时间花在那些重要的事情上。记录时间这还只是最初级的,它并不能使你获得更高的效率。更进一步的,是将时间放在值得做的事上。根据四象限原理,所谓值得做的事,应该是那些对于你的影响,对于你的价值够长远的事。比如说看综艺节目,这些东西可能对你来说只是暂时的一个心情愉悦的作用,但是过几年之后对你并没有任何影响了。所以它们半衰期很短。 另外一些事,去健身,这些事对你事业,对你身体的影响可能就会很长,半衰期很长。所以我们要多做一些长半衰期的事情,少做一些短半衰期的事情。四象限是多做一些重要紧急,少做一些不重要不紧急的事情,有一些紧急不重要的可以委派他人去做。
合理设定和分解目标,分解到月计划和周计划中去。有没有目标的最重要的区别在于,它可以使你能长期地持续下去,最终将所做的事情形成习惯。一种可行的设定目标的方法是,将人生分成家庭、工作、社会、素质、兴趣和身体6大领域,分别设定你在这6个方面要达到的长期目标,然后将这个长期的目标分解为短期的目标,最终分解为月计划和周计划里去,照着这个计划一步步地执行。比如健身,长期的目标定义为身体健康、形态良好、有肌有形。要落实的话,以去健身房,请一个人来指导你,需要定一个计划,比如每周进行3-4次无氧运动,练肩,练腹,练胸,练后背,这样的话才能去执行。
最最关键的在于长期的坚持。再好的目标,再可行的计划,没有执行和坚持,一切等于零。坚持的重点在于是增强执行和定期回顾。增强执行力有两个方面,一是增强单位时间内的工作效率,可以用番茄时间、GTD管理、沉浸工作等方法;另一个是要克服拖延症,特别是要克服因外部事物冲击计划导致短暂的中断时就此放弃的做法。除了执行力,还是有一个重点在于定期回顾。目标分解下去后,要定期回顾检查,比如过完一天,一周,一个月的时候,要回顾一下完成计划的情况,对计划进行调整。定期检查可以除了使我们可以及时地调整计划外,也是时时提醒自己坚持下去的好方法。
最后,时间管理还有一个重要的方面,要善于利用软件来辅助。目前,有很多种时间管理的软件可以使用,这里就不做广告了,有兴趣的可以私聊。